Assistante Direction/ marchés

Description du poste

Missions principales

Assurer l'assistanat auprès de la Direction de la Direction de l'Ingénierie :

• Accueil physique et téléphonique interne et externe (filtrage et classement en fonction des priorités) ;
• Traitement et suivi du courrier et des dossiers (réception, envoi, suivi des réponses, archivage, classement)
• Mise en forme des documents (courriers, notes et rapports, supports de présentation…) ;
• Préparation des réunions, production et envoi des ordres du jour et comptes rendus ;
• Tenue de l'agenda de direction :
  • Planification et organisation des réunions internes à la Direction (bilatérale, réunion chefs de service, réunion de direction)
  • Organisation des réunions externes
• Suivi des contractualisations internes et externes (devis, Demandes d'achats, facturations, gestion des bons de commandes et des factures).

 

Assurer l'assistanat administratif de la DIN et ses services :

• Organisation de réunions internes ou externes impliquant plusieurs participants ou à enjeux forts pour le Port de Nantes ;
• Organisation et gestion des déplacements professionnels : ordre de mission, réservations, transmission des notes de frais ;
• Classement informatique des dossiers
• Interface avec le service RH pour la gestion administrative du personnel. ex : transmission arrêt de travail…
• Soutien administratif pour les dossiers urgents ou complexes (mise en forme de courriers, rédaction de compte rendu…) ;
• Assistance dans l'élaboration des budgets et suivi des dépenses et du budget de la Direction et ses services ;
• Gestion des fournitures de bureau et des EPI (y compris l’organisation des révisions annuelles)

 

Assistanat technique administratif de la Direction en lien les services :

• Pour le Service Ingénierie :
  • Préparer la publicité en collaboration avec le chargé d'opérations
  • Participer à la mise en forme du DCE et à la relecture des pièces administratives
  • Mettre en ligne le DCE et la publicité sur la plateforme de dématérialisation ; assurer et sécuriser le suivi de la mise en ligne sur la plateforme dématérialisée (échanges sécurisés avec les candidats, modification du DCE…) jusqu'à la date limite de remise des offres et attribution du marché
  • Gérer les pièces administratives (notification de marchés, lettres de rejet, ordres de service de démarrage de travaux, sous-traitance, intempéries, réception des travaux…)
  • Assurer et sécuriser le suivi des paiements mensuels en relation avec le service marchés et l’agence comptable (états navette et états d'acomptes) ; transmettre les états d'acompte aux entreprises
  • Assurer un suivi avec les entreprises titulaires pour toutes les questions administratives et financières (justificatifs bancaires, caution bancaire, exemplaire unique, …)
  • Suivre et mettre en œuvre les évolutions règlementaires

Tenir et renseigner les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité du service

Compétences clés

• Connaissance de l'entreprise et de son fonctionnement ;
• Connaissance des marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Publisher) ;
• Aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (Intranet, réseaux sociaux internes) ;
• Qualités rédactionnelles et d'expression orale.

Formation et expérience requises

BTS Assistant.e de Direction ou équivalent. Expérience en marchés publics exigée.

Qualités requises

• Sens du travail en équipe ;
• Rigueur et discrétion ;
• Organisation et autonomie ;
• Sens des priorités et du respect des échéances ;
• Réactivité et écoute.